Tips Agar Surat Lamaran Anda Dibaca HRD
Saya ingin bertanya, sebenarnya apa yang dilihat HRD dalam menyeleksi lamaran. Selama ini saya mengirim lamaran via e-mail dan pos, tetapi tetap saja tidak semua yang kirim diproses dengan cepat. Padahal, surat lamaran itu sudah memenuhi kriteria yang mereka inginkan.
Selama ini, saya sudah mengirim banyak lamaran. Mulai dari perusahaan yang sudah punya nama, hingga yang baru berdiri. Namun, sepertinya lamaran saya tidak digubris. Sekalinya ada panggilan, ternyata ada sedikit masalah. Mereka tak bisa menerima karena saya masih kuliah (padahal saya kuliah Sabtu-Minggu) yang menurut saya tidak akan berpengaruh pada pekerjaan nanti.
Apa yang mesti saya lakukan lagi? Apakah saya harus berbohong soal kuliah atau saya harus memperbaiki aplikasi dan CV saya? Mohon sarannya. -Astri, Jakarta.
Aspek yang biasanya dilihat (dicari) HRD dalam menyeleksi lamaran pada umumnya adalah:
Saya ingin bertanya, sebenarnya apa yang dilihat HRD dalam menyeleksi lamaran. Selama ini saya mengirim lamaran via e-mail dan pos, tetapi tetap saja tidak semua yang kirim diproses dengan cepat. Padahal, surat lamaran itu sudah memenuhi kriteria yang mereka inginkan.
Selama ini, saya sudah mengirim banyak lamaran. Mulai dari perusahaan yang sudah punya nama, hingga yang baru berdiri. Namun, sepertinya lamaran saya tidak digubris. Sekalinya ada panggilan, ternyata ada sedikit masalah. Mereka tak bisa menerima karena saya masih kuliah (padahal saya kuliah Sabtu-Minggu) yang menurut saya tidak akan berpengaruh pada pekerjaan nanti.
Apa yang mesti saya lakukan lagi? Apakah saya harus berbohong soal kuliah atau saya harus memperbaiki aplikasi dan CV saya? Mohon sarannya. -Astri, Jakarta.
Aspek yang biasanya dilihat (dicari) HRD dalam menyeleksi lamaran pada umumnya adalah:
- Kejelasan Data Diri Pelamar. Pastikan info pribadi yang Anda tulis relevan dengan persyaratan pekerjaan yang dilamar. Bila tidak, sebaiknya tidak menuliskan informasi pribadi tersebut di CV (sebagai taraf awal seleksi). Anda bisa mencantumkan antara lain; nama lengkap, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, kewarganegaraan, agama, status perkawinan, jumlah anak (bila ada), kepemilikan kendaraan (bila ada dan relevan), tinggi dan berat badan (bila relevan), gelar akademis terakhir, lulusan sekolah tinggi/institusi pendidikan mana, nomor sertifikasi profesional (bila ada dan relevan);
- Kejelasan dan kelengkapan informasi kontak pelamar. Semakin lengkap semakin baik. Minimal cantumkan alamat lengkap, telepon, ponsel, dan e-mail.
- Keahlian dalam karier, bidang spesifik yang diminati, kekuatan yang dimiliki. Lebih fokuskan pada keahlian, kepandaian, serta prestasi nyata yang sudah Anda capai relevan dengan pekerjaan/jabatan yang dilamar saat ini. Bukan sekadar menulis tanggung jawab kerja selama ini.
- Prestasi akademis. Tuliskan gelar dan prestasi akademik yang Anda raih dan judul Tugas Akhir/Skripsi/Disertasi/Tesis. Informasi ini bisa mencerminkan potensi intelektualitas dan daya kognisi (penalaran), minat, serta kualitas ketekunan pelamar dalam menekuni suatu bidang tertentu.
- Indikator keberhasilan/kesuksesan/prestasi lain. Hal ini dapat menggambarkan ketangguhan dan ketekunan kerja Anda. Misal, pernah mengikuti pelatihan/seminar ke luar negeri/ke institusi bergengsi atas prestasi keberhasilan Anda di perusahaan. Pernah melakukan efisiensi anggaran di unit kerja, berhasil menerapkan efisiensi sistem kerja di divisi, menerima beasiswa, dan lain-lain.
Hal lain yang dianggap “nilai tambah” bagi pihak HRD biasanya;
- Keanggotaan pada Organisasi Profesional. Jika Anda terdaftar pada organisasi profesional yang berguna bagi perusahaan/klien perusahaan/network perusahaan yang Anda lamar, cantumkan keanggotaan Anda dan organisasi tersebut.
- Keterampilan Tambahan. Seperti ragam bahasa asing yang dikuasai, kemampuan mengoperasikan program komputer tertentu, atau pelatihan-pelatihan unik yang pernah diikuti. Lengkapi dengan dokumen/sertifikat pendukungnya, sebagai lampiran.
Mengingat satu jabatan mungkin dilamar ribuan orang, HRD sangat mengandalkan CV pelamar dalam proses seleksi awal, untuk melanjutkan ke proses berikutnya (wawancara dan tes). Kemas CV yang menggambarkan kualitas diri Anda dalam format menarik, padat, lugas, agar memperbesar peluang dipanggil wawancara. Panjang CV maksimal 2 halaman, jika memang ada riwayat karier dan pendidikan yang dirasa sangat penting, maka 3 halaman maksimal masih dimungkinkan.
Bagi perusahaan yang membutuhkan staf full-timer, atau cenderung beraktivitas dinamis di hari Sabtu-Minggu, otomatis akan menggugurkan lamaran, berkaitan dengan kuliah Anda di akhir Minggu. Kecuali kualifikasi Anda sangat unik dan memiliki nilai lebih bagi perusahaan.
Bagi perusahaan yang membutuhkan staf full-timer, atau cenderung beraktivitas dinamis di hari Sabtu-Minggu, otomatis akan menggugurkan lamaran, berkaitan dengan kuliah Anda di akhir Minggu. Kecuali kualifikasi Anda sangat unik dan memiliki nilai lebih bagi perusahaan.
Inilah 6 Kesalahan Saat Menyusun CV
Anda memiliki pengalaman kerja yang cukup baik di satu bidang yang sudah Anda jalani selama lima tahun ini. Tetapi kenapa ya, setiap kali mengirim surat lamaran untuk suatu lowongan pekerjaan, Anda tidak menerima respons yang Anda inginkan? Apakah ada kesalahan pada surat lamaran ataupun resume (CV) yang Anda buat?
Ternyata, tanpa Anda sadari, memang banyak kesalahan yang Anda buat saat menyusun daftar riwayat hidup. Kesalahan yang paling mudah ditemukan adalah melamar pekerjaan yang tidak Anda kuasai. Selain itu, ada lima kesalahan lain yang perlu Anda ketahui:
Anda memiliki pengalaman kerja yang cukup baik di satu bidang yang sudah Anda jalani selama lima tahun ini. Tetapi kenapa ya, setiap kali mengirim surat lamaran untuk suatu lowongan pekerjaan, Anda tidak menerima respons yang Anda inginkan? Apakah ada kesalahan pada surat lamaran ataupun resume (CV) yang Anda buat?
Ternyata, tanpa Anda sadari, memang banyak kesalahan yang Anda buat saat menyusun daftar riwayat hidup. Kesalahan yang paling mudah ditemukan adalah melamar pekerjaan yang tidak Anda kuasai. Selain itu, ada lima kesalahan lain yang perlu Anda ketahui:
- Melamar sebuah pekerjaan di mana Anda tidak memenuhi syarat. Banyak pelamar menganggap bahwa mencari pekerjaan tak ubahnya suatu permainan. “Kirim saja CV sebanyak-banyaknya, pasti ada yang memanggil kamu,” begitu kata teman Anda. Tetapi, hanya dengan mengirimkan surat lamaran, tidak berarti Anda pasti akan menemukan pekerjaan. Pihak perekrut biasanya tidak ingin membuang-buang waktu dengan mewawancarai orang yang memang tidak qualified. “Menyeleksi surat lamaran yang tidak memenuhi syarat itu membuat frustrasi, tidak produktif, dan menambah beban bagi staf,” kata Katherine Swift, Senior Account Director di KCSA Strategic Communications di Natick, Mass. “Hal itu juga membuat pencarian calon karyawan lebih menyusahkan.” Jadi, daripada membuang-buang waktu, lebih baik pilih lowongan yang memang benar-benar sesuai kualitas Anda.
- Menyebutkan visi-misi yang muluk-muluk. Saat ini, yang perlu dipikirkan adalah kepentingan perusahaan, bukan calon karyawan. Dalam visi-misi, mungkin Anda menyebutkan harapan, impian, atau niat untuk menjadi karyawan teladan. Perekrut tidak akan peduli bagaimana agar Anda bisa mencapai impian yang Anda sebutkan tersebut. Setidaknya, sebelum mereka bertemu atau mempekerjakan Anda. Sebaliknya, tulislah pernyataan tujuan yang menjelaskan bagaimana keahlian dan pengalaman Anda akan membantu perusahaan menjadi lebih baik. Tuliskan juga dengan jelas jenis pekerjaan yang Anda cari.
- Menggunakan satu surat lamaran yang umum untuk setiap lowongan pekerjaan. Untuk meyakinkan perekrut agar menerima Anda, sebaiknya Anda membuat surat lamaran tersebut lebih personal, sesuai dengan posisi yang Anda incar. Bila mungkin, tuliskan dengan bahasa Anda sendiri tentang deskripsi pekerjaan tersebut. CV Anda harus mencakup bahasan mengenai industri yang digeluti perusahaan, cukup untuk membuktikan bahwa Anda menguasai bidang tersebut. Anda juga bisa berbicara mengenai problem perusahaan, dan tantangan industri yang dihadapi. Berikan informasi spesifik tentang bagaimana meningkatkan loyalitas pelanggan, efisiensi, dan bagaimana pengalaman Anda dalam meningkatkan keuntungan pada pekerjaan yang lama, demikian menurut Jay Forte, konsultan dalam kinerja.
- Tidak menjelaskan bagaimana pengalaman kerja bisa diterapkan untuk posisi yang baru. Meskipun pelamar harus menghindari pekerjaan yang tidak mereka kuasai, mereka bisa saja mengejar posisi atau divisi baru dan posisi jika mereka dapat menempatkan pengalaman mereka secara efektif. Seorang guru bahasa Inggris, misalnya, bisa saja melamar pekerjaan baru dengan menyebutkan bahwa ia berpengalaman dalam mengelola sumber daya manusia, mengembangkan keterampilan karyawan, menulis, dan training. “Gelar itu hanya sebuah ilmu, sedangkan pelamar membutuhkan keterampilan yang nyata dan pengalaman untuk pekerjaan yang mereka incar,” kata Anthony Pensabene, seorang penulis profesional.
- Hanya memberikan CV, tanpa surat lamaran. Namanya saja daftar riwayat hidup, pasti sudah memasukkan data pribadi Anda. Namun, melamar pekerjaan tentu harus disertai surat lamaran, bukan CV-nya saja. Surat lamaran pun bukan merupakan surat pengantar yang mengatakan bahwa Anda tertarik dengan lowongan pekerjaan yang Anda maksud, lalu meminta pelamar membaca CV Anda. Menurut Lindsay Olson, seorang partner di Paradigm Staffing, Manhattan, “Perekrut ingin mengetahui mengapa pelamar menghubungi dirinya, bukan sekadar latar belakang singkat tentang diri Anda, dan perjalanan karier Anda. Hal ini penting untuk mencoba memisahkan diri Anda dari kompetisi.” Dengan kata lain, gambarkan diri Anda secara menarik dalam surat lamaran tersebut.
- Tidak teliti memberikan detail. Pelamar yang kurang teliti pasti akan jadi musuh perekrut yang cermat. Misalnya, banyak typing error pada surat lamaran maupun CV-nya, atau tidak menuliskan nama perusahaan atau jabatan orang yang Anda referensikan dengan benar. Menurut Susan Whitcomb, penulis buku Resume Magic: Trade Secrets of a Professional Resume Writer, hampir 80 persen dari manajer sumber daya manusia yang disurvei mengatakan bahwa mereka menolak pelamar yang melanggar ketelitian ini, meskipun sebenarnya mereka memenuhi syarat. “Dengan rasio 6 pelamar dan hanya 1 yang diterima di pasar kerja saat ini, Anda tidak boleh membuat kesalahan dengan resume Anda,” tegas Whitcomb.
Resume atau berkas lamaran pekerjaan seharusnya berisi segala hal mengenai diri dan kelebihan Anda. Hal tersebut sebaiknya dibuat dengan ringkas, mudah dibaca, mudah dimengerti, dan menonjolkan alasan mengapa Anda yang sebaiknya dipilih untuk menempati pekerjaan yang Anda tuju itu. Sebelum dikirimkan, Anda harus membaca berulang-ulang untuk memastikan bahwa isinya sudah cukup tepat dan menceritakan tentang diri Anda. Anda mungkin butuh waktu berjam-jam untuk menyusun resume Anda, tetapi si pewawancara mungkin hanya butuh beberapa menit untuk membacanya. Ketika ada kesalahan, tanpa segan-segan melewatkan resume Anda.
Pastikan resume Anda dibaca lengkap serta tidak terempas begitu saja karena ada kesalahan umum yang sebenarnya bisa dihindari. Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang bisa Anda hindari:
1. Tidak menyertakan surat pengantar lamaran
Surat lamaran pekerjaan (bukan curriculum vitae) bernilai penting pada saat pemrosesan pembacaan surat lamaran pekerjaan. Banyak perusahaan yang langsung membuang berkas lamaran pekerjaan yang tak menyertakan surat pengantar tersebut. Pastikan Anda menuliskan ringkasan riwayat diri Anda dengan tepat pada cover letter. Jelaskan mengenai kualifikasi Anda, jarak antara waktu kerja yang cukup jauh, serta informasi lain yang sekiranya dibutuhkan oleh perusahaan yang Anda tuju.
Surat lamaran pekerjaan (bukan curriculum vitae) bernilai penting pada saat pemrosesan pembacaan surat lamaran pekerjaan. Banyak perusahaan yang langsung membuang berkas lamaran pekerjaan yang tak menyertakan surat pengantar tersebut. Pastikan Anda menuliskan ringkasan riwayat diri Anda dengan tepat pada cover letter. Jelaskan mengenai kualifikasi Anda, jarak antara waktu kerja yang cukup jauh, serta informasi lain yang sekiranya dibutuhkan oleh perusahaan yang Anda tuju.
2. Berpikir bahwa salah ketik itu wajar
Dalam survei yang dilakukan kepada para human resources department (HRD), kesalahan yang tersering mereka lihat dalam resume adalah kesalahan pengetikan atau sering disebut “typo”. Jangan segan untuk meminta orang lain membaca kembali berkas lamaran pekerjaan Anda untuk memastikan tidak ada kesalahan, apalagi jika Anda mengirim lamaran dalam bahasa Inggris atau bahasa lain yang sebenarnya belum Anda kuasai.
Dalam survei yang dilakukan kepada para human resources department (HRD), kesalahan yang tersering mereka lihat dalam resume adalah kesalahan pengetikan atau sering disebut “typo”. Jangan segan untuk meminta orang lain membaca kembali berkas lamaran pekerjaan Anda untuk memastikan tidak ada kesalahan, apalagi jika Anda mengirim lamaran dalam bahasa Inggris atau bahasa lain yang sebenarnya belum Anda kuasai.
3. Terlalu generik
Ada banyak contoh penulisan surat lamaran pekerjaan yang bisa Anda contoh. Akan tetapi, saking umumnya, kadang para pembaca surat lamaran pekerjaan itu jadi hafal polanya. Nah, pastikan Anda menuliskan lamaran pekerjaan tepat guna dengan posisi yang Anda tuju. Buat surat lamaran pekerjaan Anda cukup personal dan tidak terlihat seperti Anda setengah hati melamarnya. Apalagi ternyata terselip nama perusahaan lain yang pernah Anda coba kirim lamaran. Uh, sudah pasti berkas Anda langsung disingkirkan.
Ada banyak contoh penulisan surat lamaran pekerjaan yang bisa Anda contoh. Akan tetapi, saking umumnya, kadang para pembaca surat lamaran pekerjaan itu jadi hafal polanya. Nah, pastikan Anda menuliskan lamaran pekerjaan tepat guna dengan posisi yang Anda tuju. Buat surat lamaran pekerjaan Anda cukup personal dan tidak terlihat seperti Anda setengah hati melamarnya. Apalagi ternyata terselip nama perusahaan lain yang pernah Anda coba kirim lamaran. Uh, sudah pasti berkas Anda langsung disingkirkan.
4. Memfokuskan pada tugas, bukan hasil akhir
Ketimbang menuliskan daftar penugasan yang pernah Anda kerjakan, lebih baik Anda tuliskan apa saja hasil yang pernah Anda dapatkan dan bagaimana hal tersebut membantu perusahaan. Contoh, jika Anda pernah berhasil berkontribusi pada pendapatan perusahaan saat mencapai penghasilan tertinggi dalam sejarah dengan program yang Anda buat, maka tempat Anda melamar akan sangat tertarik pada Anda.
Ketimbang menuliskan daftar penugasan yang pernah Anda kerjakan, lebih baik Anda tuliskan apa saja hasil yang pernah Anda dapatkan dan bagaimana hal tersebut membantu perusahaan. Contoh, jika Anda pernah berhasil berkontribusi pada pendapatan perusahaan saat mencapai penghasilan tertinggi dalam sejarah dengan program yang Anda buat, maka tempat Anda melamar akan sangat tertarik pada Anda.
5. Obyektif egois
Para pencari pekerja akan mencoba melihat apakah Anda adalah kandidat yang tepat untuk posisi di lembaga mereka, jadi, apa pun yang ada di dalam resume Anda seharusnya merujuk kepada pengalaman dan keberhasilan Anda. Ringkasan kualifikasi yang menceritakan mengenai keberhasilan Anda akan lebih efektif ketimbang pernyataan tujuan Anda yang generik.
Para pencari pekerja akan mencoba melihat apakah Anda adalah kandidat yang tepat untuk posisi di lembaga mereka, jadi, apa pun yang ada di dalam resume Anda seharusnya merujuk kepada pengalaman dan keberhasilan Anda. Ringkasan kualifikasi yang menceritakan mengenai keberhasilan Anda akan lebih efektif ketimbang pernyataan tujuan Anda yang generik.
6. Format resume yang “berbunga-bunga”
Tentu, penggunaan kertas berwarna pink dan penggunaan huruf yang besar-kecil dengan warna yang berbeda-beda akan membuat berkas lamaran Anda terlihat berbeda dan menonjol, tetapi bukan dalam artian yang bagus. Biasakan untuk menuliskan resume menggunakan kertas dan font yang standar saja. Gunakan tipe font Arial atau Times New Roman berwarna hitam di atas kertas putih.
Tentu, penggunaan kertas berwarna pink dan penggunaan huruf yang besar-kecil dengan warna yang berbeda-beda akan membuat berkas lamaran Anda terlihat berbeda dan menonjol, tetapi bukan dalam artian yang bagus. Biasakan untuk menuliskan resume menggunakan kertas dan font yang standar saja. Gunakan tipe font Arial atau Times New Roman berwarna hitam di atas kertas putih.
7. Salah cantum gelar dan tanggal
Salah satu kesalahan yang sering tertangkap adalah kesalahan pada pencantuman gelar. Ada yang saking bersemangatnya, gelar tersebut sudah dicantumkan pada saat ia mengirimkan lamaran, padahal wisuda atau kelulusannya baru akan diadakan bulan depan. Memaksakan hal tersebut bisa membuat Anda terlihat seperti “berbohong”.
Salah satu kesalahan yang sering tertangkap adalah kesalahan pada pencantuman gelar. Ada yang saking bersemangatnya, gelar tersebut sudah dicantumkan pada saat ia mengirimkan lamaran, padahal wisuda atau kelulusannya baru akan diadakan bulan depan. Memaksakan hal tersebut bisa membuat Anda terlihat seperti “berbohong”.
8. Alasan pergi dari kantor lama
Jangan mencantumkan sesuatu yang bernada negatif dalam resume Anda (juga saat wawancara kerja). Jika Anda meninggalkan posisi lama karena pengurangan tenaga kerja atau karena dipecat, sebaiknya ungkapkan hal tersebut hanya jika ditanya.
Jangan mencantumkan sesuatu yang bernada negatif dalam resume Anda (juga saat wawancara kerja). Jika Anda meninggalkan posisi lama karena pengurangan tenaga kerja atau karena dipecat, sebaiknya ungkapkan hal tersebut hanya jika ditanya.
9. Mencantumkan terlalu banyak informasi personal
Jika tak ada hubungannya dengan karier Anda, tak usah cantumkan kegiatan pribadi Anda. Begitu pun dengan tinggi atau berat badan (kecuali memang diminta), afiliasi dalam bidang agama, orientasi seksual, hobi memancing, atau apa pun yang bisa berbalik menghakimi Anda.
Jika tak ada hubungannya dengan karier Anda, tak usah cantumkan kegiatan pribadi Anda. Begitu pun dengan tinggi atau berat badan (kecuali memang diminta), afiliasi dalam bidang agama, orientasi seksual, hobi memancing, atau apa pun yang bisa berbalik menghakimi Anda.
10. Terlalu panjang
Jika ada pekerjaan di masa lalu yang tak lagi relevan dengan karier Anda, sebaiknya tak usah dicantumkan. Panjang halaman resume disarankan tak lebih dari 2 halaman. Jadi, pastikan Anda mencantumkan hal-hal yang relevan saja. Para manajer HRD, dalam survei yang dilangsungkan oleh Careerbuilder, 21 persen responden mengatakan resume yang lebih panjang dari 2 halaman terlalu panjang, membosankan, dan banyak salahnya.
Jika ada pekerjaan di masa lalu yang tak lagi relevan dengan karier Anda, sebaiknya tak usah dicantumkan. Panjang halaman resume disarankan tak lebih dari 2 halaman. Jadi, pastikan Anda mencantumkan hal-hal yang relevan saja. Para manajer HRD, dalam survei yang dilangsungkan oleh Careerbuilder, 21 persen responden mengatakan resume yang lebih panjang dari 2 halaman terlalu panjang, membosankan, dan banyak salahnya.
